PRIVATLIVSPOLITIK

Privatlivspolitik for Haslev Gymnastik Forening
pr. 1.7.2018

Haslev Gymnastik Forenings dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller dig,hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og
gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person-
oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål,
og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Haslev Gymnastik Forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger
behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Karen Margrethe Jensen
Adresse: Levetoftevej 24, 4690 Haslev
CVR: 23486210
Telefonnr.: +45 56380130
Mail: jensen24@post.tele.dk
Website: www.haslevgf.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:
   1)   Medlemsoplysninger:
   -      Almindelige personoplysninger:
o   Registrerings- og kontaktoplysninger som fx navn, adresse,
indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
   o   For medlemmer under 18 år kan det være nødvendigt at have
   forældrenes navn, adresse, telefonnummer/mailadresse.
-      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
   o   Ingen.

2)   Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og trænere/instruktører:
   -      Almindelige personoplysninger:
   o   Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og
      e-mailadresse
o   Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til
foreningen og bankkontonummer
   -      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o   CPR-nummer (til brug ved indhentning af børneattest).

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger i forbindelse med kursusdeltagelse.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig·
Behandling efter lovkrav

Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshånterering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder fokeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os.

2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer og trænere:

Håndtering af trænernes og bestyrelsesmedlemmernes hverv og pligter i
foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Administration af din relation til os.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseaf-
vejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede
(legitime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger,
m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v.
herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet
eller en situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DGI samt til DGI's landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omgang i forbindelse med idrætsaktivitet
Da foreningen er medlem af idætsorganisationer, sker der videregivelse af
oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage
information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles
plysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end
samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at
behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid
trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet
selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke
fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier),
kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse til relevante
idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer,
som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler
dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet/lønnet bestyrelsesmedlem
eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstem-
melse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger
i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede bestyrelsesmellemmer og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse
med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i
op til 1 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse
med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår,
som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år
efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og trænere til statistik
og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling,
ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine
personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så
fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid
gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige
ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Skema til brug for kortlægning af personoplysninger i Haslev Gymnastik Forening (Conventus)
10.10.2019

Vi anvender følgende systemer:	Excel, Word, Mailsystemer, GoMINIisite, Conventus
Hvordan er vores privatlivspolitik gjort lettilgængelig?	På www.Haslevgf.dk

Nedenstående skema udfyldes for ethvert system, der håndterer persondata i foreningen.

Kopier dermed skemaet og udfyld det for det system, som der skal dokumenteres.

Persondata som registreres	Navn, adresse, telefonnummer, mail-adresse og fødselsdato
Persondatatyper som findes i systemet	Almindelige personoplysninger
Med hvilket formål behandles oplysningerne	For at finde ud af, hvilke personer, der er tilmeldt hvilke hold. Opstilling af hold. For at ha’ overblik over, hvilke trænere/instruktører, der har hvilke hold og dækning af deres omkostninger samt løn. Indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven. Bogføring/regnskab Dækning af omkostninger og udbetaling af løn.
Hvem har adgang til oplysningerne	To bestyrelsesmedlemmer (formanden og kasseren). Begge har fuld adgang til oplysningerne, registreret i Conventus. UserId og password skal anvendes for at få adgang.
Slettefrist for persondata (angiv antal år og kriterier)	Se retningslinjerne i privatlivspolitikken, der er tilgængelig på www. Haslevgf.dk. Jf. bogføringsbekendtgørelsen
Sker der videregivelse af data fra systemet - hvis ja til hvem?	Til Kommunen DGI Bilag og regnskab videregives til foreningens revisorer til godkendelse, og efterfølgende bliver regnskabet udleveret til medlemmerne ved generalforsamlingen.
Andet relevant	Nej

* De formål, der angives for hvert enkelt system, samles i foreningens privatlivspolitik (bilag 1) samt anføres i foreningens fortegnelsesdokument (bilag 2). Behandles personoplysningerne i system tilhørende en databehandler, så skal alene disse behandlingsformål angives i databehandleraftalen (bilag 3).